Organizzare eventi e partecipare alle fiere è un elemento importantissimo per molti business, in quanto è un’opportunità unica per consolidare la propria brand strategy, farsi pubblicità e incontrare migliaia di persone che possono diventare clienti nel prossimo futuro.

Diventa, quindi, cruciale pianificare con molto anticipo una buona strategia e tenere conto di tutta una serie di elementi che decretano il successo dell’azienda. Considerata come attività di marketing, infatti, una simile organizzazione richiede un impegno economico non trascurabile. Di seguito vediamo gli step essenziali per ricavare il massimo da questa esperienza, nell’ottica di rafforzare il legame con i clienti già esistenti e di stabilire nuove relazioni.

Lavorare in anticipo: l’organizzazione

Una buona organizzazione è la chiave di tutto. Si parte con la definizione degli obiettivi che si vogliono raggiungere per il tramite di fiere ed eventi, per passare, poi, alle strategie e ai mezzi che permettono di concretizzarli.

In primis, bisogna scegliere il giusto evento sulla base dei partecipanti previsti, e quindi le lead potenziali, e considerando il budget. Necessaria in questo caso un’attenta valutazione di tutti i costi da sostenere (noleggio spazio espositivo, costo del materiale informativo e gadget, costi di trasporto e allestimento, spese per il personale in trasferta, costi per sponsorizzazione e costi di comunicazione).

Inoltre, bisogna occuparsi di redigere un piano di comunicazione strategico programmando attività e scadenze. Tra queste: newsletter, post su blog, sito, social networks e campagne pubblicitarie. Da non scordare anche tutto il materiale da distribuire durante l’evento: depliant, pieghevoli, listini, ecc. curati in modo esteticamente omogeneo e che riportino sempre chiaramente al brand.

Infine, bisogna scegliere il team che opererà in loco stabilendo mansioni, responsabilità e tempistiche e istruire i membri a un’ottimale gestione dei flussi in visita allo stand.

Guardando all’evento: elementi fondamentali

Dopo una fase critico-organizzativa, trascorsa per lo più dietro alla scrivania, bisogna occuparsi di alcuni aspetti essenziali che riguardano la presenza fisica (lo stand) del brand alle fiere ed eventi prescelti.

L’obiettivo principale è attrarre il maggior numero di visitatori al proprio stand. Per fare ciò, bisogna curarne la progettazione nei minimi dettagli, creando un’immagine del brand accattivante ed esponendo i propri prodotti/servizi nel modo migliore. Si punta a offrire un valore aggiunto rispetto alla concorrenza, attraverso tanta creatività e facendo leva anche sull’aspetto emozionale. Anche spettacolarizzare la propria presenza attraverso discorsi pubblici e piccoli contest può essere una buona carta da giocare. Solo se si cattura lo sguardo e la curiosità dei partecipanti l’evento ripagherà gli sforzi compiuti.

Cosa succede nel post evento?

Il post fiera è il momento cruciale per sigillare l’affare. Le informazioni raccolte devono essere analizzate e classificate, i contatti ottenuti suddivisi e accuratamente registrati, gli ordini raccolti elaborati e processati in breve tempo. Inoltre, si può prevedere l’invio di materiale informativo aggiuntivo (cataloghi, campionari, ecc) a lead di grande rilievo e l’organizzazioni di viaggi di lavoro per incontrare potenziali clienti.

I vantaggi della partecipazione a una fiera o evento

Di seguito vediamo quali sono i maggiori vantaggi derivanti dalla partecipazione a una fiera o a un evento.

• Contatto face to face con clienti potenziali e non. Uno degli aspetti più interessanti è sicuramente la possibilità di rafforzare il legame esistente con i propri clienti e di intessere relazioni con lead potenziali. Un evento o una fiera offre un’opportunità di marketing unica per la quantità di flussi che attrae.
• Fare conoscere i propri prodotti/servizi. Lo stand fisico dell’azienda permette ai partecipanti di osservare da vicino prodotti e servizi offerti. Nel caso dei prodotti permette un contatto sconosciuto all’e-commerce, mentre nel caso dei servizi le spiegazioni fornite dal team presentano quel lato umano che agisce come valore aggiunto.
• Brand strategy. Un evento permette di dare grande visibilità al brand e di consolidarne la presenza sul mercato. Il brand viene, inoltre, associato a persone fisiche e si aggiunge un elemento di familiarità non trascurabile.
  

Sappiamo quanto sia complesso organizzare un evento o la partecipazione del proprio brand a una fiera. Per tale motivo potete affidarvi a specialisti del settore che, con grande esperienza e dedizione, si occuperanno per voi di un’attenta progettazione a 360 gradi. Con l’aiuto degli analisti creativi di WHIG massimizzerete il vostro risultato grazie ad allestimenti ad hoc, personalizzati in base alle vostre esigenze e alle caratteristiche del brand e curati nei minimi dettagli.